Gestión de programas y proyectos
Gestión del lado del distrito que protege sus recursos
K12CG trabaja para el distrito, no para el contratista. Gestionamos decisiones, presupuestos, calendarios y contrataciones conforme a su plan de instalaciones aprobado, con la seguridad de los estudiantes y la operación escolar en el centro. Nuestro trabajo es cumplir los proyectos que usted prometió y reducir en el camino los aumentos de costo evitables.
Nuestro objetivo no es convertirnos en otro costo del proyecto. Nuestro trabajo es ayudar a reducirlo.
La mayor parte del costo de un proyecto se decide al principio: en el alcance, la agrupación de paquetes, las especificaciones y la coordinación del diseño. Cuando llega una orden de cambio, ya no hay opciones. Una definición temprana del alcance, la revisión de constructibilidad, una estrategia de contratación sólida, un control disciplinado de cambios, la gestión del calendario y una coordinación activa entre consultores y contratistas pueden reducir los aumentos de costo evitables y las sorpresas de último momento.
El trabajo en las escuelas se realiza alrededor de estudiantes y personal. La seguridad, las fases en planteles ocupados, las ventanas cortas de verano y una comunicación clara con directores y familias son parte del trabajo, no un detalle secundario. Planificamos la construcción según el calendario escolar e informamos los riesgos a tiempo, para que el distrito pueda decidir mientras las decisiones todavía importan.
El Compromiso de Ahorro de K12CG refleja nuestra forma de trabajar: cada contrato se enfoca en proteger los recursos del distrito, eliminar costos innecesarios, mejorar las contrataciones y encontrar caminos más eficientes para la ejecución. En los contratos que califiquen, K12CG y el distrito pueden acordar desde el inicio una base de referencia de ahorros y la forma de documentarlos; cualquier disposición sobre honorarios se define únicamente en los términos escritos del contrato. Nuestro objetivo es generar para el distrito más valor del que costamos.
Alcance
Qué incluye
Definición y optimización del alcance
Definimos el alcance desde el inicio, eliminamos duplicaciones, ajustamos los requisitos y agrupamos trabajos compatibles para que cada dólar se destine a las necesidades de su plan.
Estrategia de contratación
Agrupación, tiempos y claridad en las licitaciones que fomentan una competencia real. Apoyamos solicitudes de propuestas, documentos de licitación y evaluaciones.
Revisión de constructibilidad y especificaciones
Resolvemos conflictos, problemas de secuencia y requisitos de alto costo innecesarios en los planos, antes de que aparezcan en obra, y alineamos las especificaciones con los estándares de mantenimiento del distrito.
Control de cambios
Investigaciones tempranas, coordinación del diseño y una revisión disciplinada de cada cambio propuesto mantienen los cambios escasos, justificados y con precios razonables.
Gestión del calendario
Un calendario maestro basado en el calendario escolar y las ventanas de verano que reduce retrasos evitables, removilizaciones e interrupciones para estudiantes y personal.
Ejecución en planteles ocupados
Planificación de seguridad, fases, coordinación de accesos y ruido, y comunicación constante con la dirección de cada plantel para que la escuela siga funcionando mientras avanza la obra.
Coordinación de consultores y contratistas
Mantenemos al arquitecto, los ingenieros, el inspector, el contratista y el personal del distrito trabajando con las mismas decisiones, el mismo calendario y la misma información.
Control del presupuesto
Seguimiento del presupuesto y pronósticos con conciliación de costos en la fase de diseño, para detectar riesgos mientras aún hay opciones.
Gestión de riesgos e informes
Un registro de riesgos siempre actualizado e informes en lenguaje claro sobre presupuesto, calendario, riesgos y decisiones pendientes, para la dirección del distrito y la mesa directiva.
Alineación del financiamiento
Coordinamos bonos locales, fondos estatales y otras fuentes para que los proyectos tengan el alcance y los tiempos adecuados para aprovechar los fondos elegibles.
Cómo trabajamos
Evaluar. Alinear. Avanzar.
- 01
Planificación
Confirmamos el alcance, el presupuesto, el calendario, el financiamiento y la autoridad de decisión frente al plan de instalaciones del distrito, e identificamos los riesgos que requieren atención temprana.
- 02
Contratación
Recomendamos un método de ejecución y una estrategia de agrupación, y apoyamos solicitudes de calificaciones y de propuestas, documentos de licitación y evaluaciones para que el distrito seleccione equipos calificados con términos claros.
- 03
Coordinación del diseño
Mantenemos el diseño alineado con el alcance, el presupuesto y los estándares del distrito, conciliamos las estimaciones de costo en cada fase y damos seguimiento a las presentaciones ante DSA.
- 04
Preconstrucción
Revisión de constructibilidad, planes de fases y logística para planteles ocupados, y un calendario base construido alrededor del calendario escolar.
- 05
Construcción
Representamos al distrito en la obra: damos seguimiento al avance, la calidad, la seguridad y la coordinación en el plantel, y resolvemos los problemas antes de que crezcan.
- 06
Informes
Informes periódicos en lenguaje claro sobre presupuesto, calendario, riesgos y decisiones pendientes, para la dirección del distrito, la mesa directiva y los comités de supervisión.
- 07
Revisión de pagos y cambios
Verificamos las solicitudes de pago frente al trabajo realizado y revisamos cada cambio propuesto en cuanto a justificación, precio e impacto en el calendario antes de que el distrito lo apruebe.
- 08
Puesta en marcha y entrega
Coordinamos las pruebas de sistemas, la capacitación del personal de mantenimiento y la mudanza, para que los edificios estén listos para los estudiantes desde el primer día.
- 09
Cierre
Cerramos los contratos y la certificación ante DSA, organizamos los expedientes, documentamos ahorros y lecciones aprendidas, e incorporamos los resultados al plan de instalaciones.
Entregables
Lo que su distrito conserva
- Tablero de control del programa e informes periódicos listos para la mesa directiva
- Calendario maestro alineado con el calendario escolar
- Informes de presupuesto y pronóstico con conciliación de costos en la fase de diseño
- Plan de contratación y apoyo con solicitudes de propuestas y paquetes de licitación
- Comentarios de revisión de especificaciones y constructibilidad
- Registro de riesgos, registro de cambios y revisiones de solicitudes de pago
- Registro documentado de ahorros y costos evitados
- Expedientes de proyecto organizados, seguimiento del cierre ante DSA e informe de cierre con lecciones aprendidas
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